Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета. Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

Зачастую, это облегчает процесс взаимодействия организаций между собой в процессе передачи типовых документов - Договоров, счетов-фактур, актов и прочих, не надо отправлять курьеров с распечатанными документами по адресам контрагентов, а просто выкладываете электронный документ с вашей подписью в личном кабинете и контрагент также электронно его подписывает.

С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные документы.

Формализованные документы
Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.
К формализованным относятся:
● Универсальный передаточный документ — УПД;
● Корректировочный УПД;
● Счёта-фактуры;
● Корректировочные счёта-фактуры;
● Накладная по форме ТОРГ-12;
● Акты приема-сдачи работ или услуг.

К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:
● в установленном приказом ФНС актуальном формате.
● в собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
● в утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.
Неформализованные документы
Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.

К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.
Как работает электронный документооборот?
Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС.

Наши специалисты помогут вам выбрать нужного оператора ЭДО и подключить его услуги к вашей организации